Ajuda para síndicos

1. Painel

A tela inicial do painel (/admin) mostra quantas encomendas foram recebidas e entregues no mês, o tempo médio de permanência na portaria e o volume por bloco. Também aparecem em destaque as encomendas paradas há mais de 5 dias, pra você cobrar a retirada antes que vire acúmulo.

As outras telas ficam no menu, no botão de três riscos no canto superior direito. Ele abre a lista completa, com os destinos separados por assunto: Dia a dia (Painel e Moradores), Prestação de contas (Relatórios, Auditoria e Financeiro), Configuração (Usuários, Colaboradores, Avisos por WhatsApp e Configurações) e Conta (Ajuda e Sair).

2. Cadastrar moradores

A tela Moradores tem três abas:

• Unidades: busque por bloco, apartamento ou nome. Toque em Nova unidade pra cadastrar um bloco/apartamento novo, ou abra uma unidade existente pra ver e gerenciar os moradores dela. Dentro da unidade, você pode adicionar um morador (nome e WhatsApp — o WhatsApp é opcional), editar os dados, e desativar/reativar um cadastro: desativado, o morador some da lista de avisos automáticos mas os dados continuam guardados e podem ser reativados depois. Pra apagar os dados pessoais de um morador de vez (nome e WhatsApp, atendendo a um pedido de exclusão de dados), use Excluir dados pessoais (LGPD) — é uma ação que não pode ser desfeita, mas o histórico de encomendas dele continua existindo de forma anônima.
• Se você adicionar um morador só com o nome (sem WhatsApp), ele vira um pré-cadastro: quando essa pessoa se cadastrar sozinha pelo WhatsApp com um nome parecido, o cadastro dela é confirmado automaticamente, sem precisar passar pela aprovação manual do item abaixo. Um pré-cadastro que não vingou (a pessoa nunca se cadastrou, ou o nome foi digitado errado) pode ser removido a qualquer momento, direto dentro da unidade.
• Pendentes: cadastros que um morador fez sozinho pelo WhatsApp sem um pré-cadastro correspondente, aguardando confirmação de identidade — aparecem tanto nessa aba quanto dentro da própria unidade. Aprove só quando reconhecer a pessoa ou conferir um documento; rejeite quando os dados não baterem — o cadastro é apagado e a pessoa é avisada pelo WhatsApp, podendo tentar de novo depois. Um cadastro que ninguém revisar em até 15 dias expira sozinho, com o mesmo aviso à pessoa.
• Importar: cadastre várias unidades e moradores de uma vez, sem digitar um por um (até 1000 linhas por importação — para prédios maiores, divida em mais de um arquivo). Você pode colar um texto (uma linha por unidade/morador, no formato bloco, apartamento, nome, whatsapp) ou enviar um arquivo .csv ou .xlsx exportado de uma planilha. Nome e WhatsApp são opcionais e seguem a mesma regra do item acima: sem os dois, cadastra só a unidade; só com nome, cria um pré-cadastro; com os dois, o morador já entra ativo e recebendo avisos. Depois de importar, o resultado mostra quantas unidades e moradores foram criados e aponta, linha por linha, o que não pôde ser importado.

3. Cadastrar colaboradores

Em Colaboradores, cadastre o nome de cada porteiro. É só um nome pra identificar quem fez o quê — não tem e-mail nem senha, e não serve pra fazer login. Essa tela só é útil (e só aparece no menu) quando o condomínio usa login compartilhado, explicado no item 5: nesse modo, várias pessoas entram no sistema com o mesmo acesso, então o sistema pede pra escolher o nome do colaborador a cada encomenda recebida ou retirada, pra saber quem fez o quê. Desativar um colaborador não apaga o nome dos registros já feitos — só tira o nome dele da lista de sugestões na portaria.

4. Usuários e permissões

Em Usuários, cadastre o e-mail e a senha (mínimo 8 caracteres) de acesso de cada porteiro ou síndico, escolhendo o papel de cada um na lista — é essa conta que a pessoa usa pra entrar no sistema, diferente do nome cadastrado em Colaboradores. Os campos de senha ficam mascarados nessa tela — use o ícone de olho pra revelar por alguns segundos, ou o de cópia pra copiar direto, sem precisar mostrar na tela.

Depois de criar, a tela mostra o e-mail e a senha uma única vez — anote e repasse pra pessoa. Você também pode revogar o acesso de quem saiu (a pessoa é desconectada na hora) ou reativar depois, se for o caso.

Se um porteiro ou outro síndico esquecer a senha, toque em Redefinir senha na linha dessa pessoa e defina uma nova — a senha antiga para de funcionar assim que você confirma. Repasse a nova senha a ela; assim como na criação, ela só aparece nessa tela uma vez.

Se o condomínio usa contas individuais (login compartilhado desativado, ver item 5), cadastre aqui uma conta pra cada porteiro — cada um entra com seu próprio e-mail e senha.

5. Configurações do condomínio

Em Configurações, ative ou desative o login compartilhado — isso muda como o sistema sabe quem recebeu ou retirou cada encomenda:

• Ativado (padrão): todos os porteiros entram com o mesmo usuário (geralmente um só cadastrado em Usuários), às vezes até no mesmo dispositivo. Como o sistema não sabe sozinho quem está com a mão no aparelho, cada ação pede pra escolher o nome de quem está fazendo aquilo, na lista de Colaboradores.
• Desativado: cada porteiro tem sua própria conta, cadastrada em Usuários, e entra com seu próprio e-mail e senha. O nome de quem está logado é usado automaticamente em cada ação — ninguém precisa escolher nada, e a tela de Colaboradores some do menu, já que deixa de ser necessária.

Você pode alternar entre os dois a qualquer momento, dependendo de como a portaria do seu condomínio funciona no dia a dia.

Nessa mesma tela fica o número de WhatsApp usado pra avisar os moradores: por padrão, o condomínio usa um número compartilhado da plataforma. Se preferir usar o número de WhatsApp do próprio condomínio, toque em Usar meu próprio número e escaneie o QR Code que aparece na tela com o WhatsApp desse número — do mesmo jeito que se conecta o WhatsApp Web. Dá pra voltar a usar o número compartilhado da plataforma a qualquer momento.

6. Relatórios

Em Relatórios, escolha um período (por padrão, do início do mês até hoje) e toque em Gerar relatório pra ver quantas encomendas foram recebidas e entregues nesse intervalo, o tempo médio de permanência, e o volume dividido por bloco e por transportadora — útil pra entender o movimento da portaria ou prestar contas ao condomínio.

Logo abaixo dos números, em Encomendas do período, fica a lista detalhada de cada encomenda daquele intervalo — a mesma busca e os mesmos botões de Exportar CSV e Exportar PDF descritos no item 7, já filtrados pelo período escolhido.

7. Auditoria

Em Auditoria, consulte o histórico de ações registradas no sistema (quem recebeu, quem retirou, quem aprovou um cadastro, se e quando o morador foi avisado). Filtre por código de retirada, código de rastreio, torre/bloco, apartamento ou período, e toque num resultado pra ver os detalhes completos — incluindo a foto da etiqueta e a assinatura digital de quem retirou, quando houver. Útil pra esclarecer qualquer dúvida ou disputa sobre uma encomenda específica.

Pra levar os resultados da busca atual pra fora do sistema, use Exportar CSV (abre em Excel/Planilhas Google) ou Exportar PDF (abre a tela de impressão do navegador — escolha "Salvar como PDF" no destino da impressão). Os dois exportam exatamente os resultados que estão na tela, respeitando os filtros aplicados.

8. Avisos por WhatsApp

Quando as mensagens enviadas para um número falham mais de uma vez em 90 dias, o sistema para de tentar sozinho — é uma proteção contra o WhatsApp do condomínio ser bloqueado por insistir em número inválido. O efeito colateral é que aquele morador simplesmente deixa de ser avisado, sem ninguém perceber.

A tela Avisos por WhatsApp mostra exatamente quem está nessa situação: o nome do morador, o número, o motivo e desde quando. Se o número estiver certo e o problema já tiver passado (aparelho trocado, chip novo, morador que estava sem sinal), toque em Voltar a enviar avisos e ele volta a receber normalmente.

Vale conferir essa tela quando um morador reclamar que não recebe aviso — é a causa que não aparece em Moradores, porque lá o cadastro parece perfeito.

9. Financeiro

Em Financeiro você vê o valor da mensalidade do condomínio, o dia do vencimento, o total em aberto e a lista de todas as cobranças, cada uma marcada como Paga, Em aberto ou Vencida.

O responsável financeiro cadastrado recebe um e-mail quando a cobrança é gerada, um lembrete conforme o vencimento se aproxima e um aviso antes de qualquer suspensão — ou seja, nada acontece de surpresa. Se a tela avisar que não há e-mail de responsável cadastrado, preencha em Minha conta: sem ele, nenhum desses avisos chega.

Em Minha conta (no menu, em "Conta") ficam o nome do condomínio, o CPF ou CNPJ, o nome, o e-mail, o telefone e o celular do responsável, e o logo do condomínio. Os dados você edita a qualquer momento, inclusive no modo somente-leitura; o logo só pode ser trocado fora dele. O dia do vencimento não é editável pelo síndico.

O pagamento é confirmado manualmente pela administração da plataforma. Envie o comprovante para financeiro@encomendascondo.com.br e a baixa aparece nessa mesma tela.

10. Se aparecer o aviso de mensalidade em aberto ou de teste expirado

Há dois jeitos de o condomínio entrar em modo somente-leitura, e uma faixa amarela passa a aparecer no topo da portaria e do painel em qualquer um deles: passado o prazo de tolerância sem o pagamento ser confirmado (condomínio com assinatura ativa), ou passados os 14 dias de teste sem a assinatura ter sido ativada (condomínio em teste). O que mais importa saber é o que continua funcionando — é o mesmo nos dois casos:

• A entrega das encomendas que já estão na portaria. Buscar pelo código, colher a assinatura e avisar o morador funciona igual. Nenhum morador fica sem receber o que já chegou.
• Consultas, histórico, relatórios e auditoria seguem disponíveis.
• Nenhum dado é apagado.

O que para é o registro novo: não dá pra registrar encomenda que acabou de chegar, nem cadastrar morador, unidade, colaborador ou usuário, até o pagamento ser confirmado (ou, se o condomínio estiver em teste, até a assinatura ser ativada) — em Financeiro você vê o valor e o botão para isso, incluindo um aviso com link para Minha conta, onde o CPF ou CNPJ é preenchido, se ele ainda não estiver cadastrado (sem ele não é possível gerar a cobrança).

Avise a portaria quando isso acontecer. Sem explicação, é natural o porteiro achar que o sistema caiu e parar de usar — e aí os moradores ficam sem encomenda por um problema que é do financeiro do condomínio, não deles. Assim que a baixa é registrada (ou a assinatura é ativada), tudo volta sozinho, sem precisar pedir nada a ninguém.

Perguntas frequentes